Úklid kanceláře: denní, týdenní a měsíční checklist

Úklid kanceláře se nejsnáz řídí trojím seznamem: denně koše, kuchyňka, toalety a často dotýkaná místa; týdně podlahy do hloubky, nábytek a spotřebiče; měsíčně nebo čtvrtletně okna, svítidla, čalounění a místa za nábytkem. V kanceláři bez zdroje prachu nebo chemie se úklid podle nařízení vlády č. 361/2007 Sb. provádí podle harmonogramu zaměstnavatele, proto ho sepište.

Co k úklidu pracoviště říkají předpisy

Následující body jsou obecná informace, ne právní rada. Konkrétní povinnosti vaší firmy závisí na druhu provozu, proto si je ověřte.

• Harmonogram: podle § 55a nařízení vlády č. 361/2007 Sb. se na pracovišti s technologickým zdrojem prachu, chemických látek nebo jiného znečištění uklízí denně. Na pracovišti bez takového zdroje, kam typicky patří kancelář, se úklid provádí podle zpracovaného harmonogramu zaměstnavatele.
• Odpovědné osoby: podle § 3 odst. 3 písm. a) nařízení vlády č. 101/2005 Sb. je třeba určit osoby, k jejichž povinnostem patří zajišťovat mimo jiné údržbu, úklid, čištění a opravy pracoviště.
• Prostředky a lhůty: podle bodu 5.3 přílohy téhož nařízení zaměstnavatel zajistí prostředky pro úklid, čištění a údržbu vnitřních prostor a lhůty pro úklid a čištění komunikací stanoví ve vnitřním předpisu.
• Okna a svítidla: podle § 45a odst. 2 nařízení vlády č. 361/2007 Sb. musí být osvětlovací soustavy denního i elektrického osvětlení a plochy odrážející světlo pravidelně čištěny tak, aby splňovaly požadavky na osvětlení.

V praxi to znamená mít písemný harmonogram, určit, kdo za úklid odpovídá, a pamatovat na okna a svítidla, na která se v běžném úklidu snadno zapomíná.

Denní checklist

• vysypat koše u stolů a v kuchyňce, vyměnit sáčky, odnést tříděný odpad
• toalety: záchody, pisoáry, umyvadla, baterie, zrcadla, podlaha; doplnit toaletní papír, mýdlo a papírové ručníky
• kuchyňka: pracovní deska, dřez, baterie, dvířka lednice, mikrovlnná trouba zvenku i uvnitř, kávovar podle návodu výrobce, stůl
• myčka: spustit, vyskládat čisté nádobí
• často dotýkaná místa: kliky, vypínače, madla, tlačítka výtahu, společné ovladače a telefony v zasedačkách
• zasedací místnosti: stoly, židle, tabule, odnést hrnky a papíry
• podlahy ve vstupu, na chodbách a v kuchyňce: vysát nebo vytřít podle provozu
• vstup a recepce: dveře, prosklené plochy u vchodu, rohožka

U dotykových míst obvykle stačí pravidelné čištění. Kdy má smysl i dezinfekce a jak se oba postupy liší, vysvětluje článek rozdíl mezi čištěním a dezinfekcí.

Týdenní checklist

• vysát všechny koberce včetně prostoru pod stoly a vytřít tvrdé podlahy v celé kanceláři
• otřít volné plochy stolů (bez přesouvání dokumentů, pokud není dohodnuto jinak), poličky, parapety
• otřít monitory a klávesnice jen vhodným prostředkem podle návodu výrobce, nebo je nechat na zaměstnancích
• vyčistit lednici: vyhodit prošlé potraviny podle dohodnutých pravidel, otřít police
• umýt odpadkové koše zevnitř
• vyčistit skleněné příčky a dveře od otisků
• otřít radiátory a lišty

Měsíční a čtvrtletní checklist

Četnost	Činnosti
Měsíčně	prach na skříních a vysokých policích, svítidla, větrací mřížky, vnitřek mikrovlnné trouby a lednice do hloubky, myčka (sítko a těsnění)
Čtvrtletně	mytí oken a rámů, žaluzie, čištění čalouněných židlí a sedaček, úklid za nábytkem a pod těžkými skříněmi
Ročně nebo podle potřeby	strojní čištění koberců, odvápnění a hlubší údržba spotřebičů podle návodu, úklid archivů a skladů

Postupy pro jednotlivé úkony najdete v článcích jak umýt okna bez šmouh a jak vyčistit myčku. Četnost je výchozí návrh; podle počtu lidí v kanceláři a provozu ji upravte a zapište do harmonogramu.

Kuchyňka a lednice: pravidla pro všechny

Kuchyňka bývá nejproblematičtějším místem kanceláře, protože ji používají všichni a nikdo za ni necítí odpovědnost. Úklid pomůže, když jsou pravidla domluvená a vyvěšená: kdo vyklízí myčku, do kdy se z lednice vyhazují neoznačené potraviny a kam patří použité hrnky. Uklízející pak nemusí rozhodovat, co je ještě čí.

Úklid mimo pracovní dobu, klíče a přístup

Kancelář lze uklízet ráno před příchodem zaměstnanců, nebo večer po jejich odchodu. Úklid mimo pracovní dobu nikoho neruší, ale vyžaduje jasná pravidla přístupu:

1. Předání klíčů a čipů zapište do protokolu s datem, počtem kusů a jménem odpovědné osoby.
2. Kódy k alarmu mají být pro úklid samostatné, aby šly změnit bez dopadu na ostatní.
3. Uzamčené prostory (kanceláře vedení, serverovna, archiv) si v harmonogramu výslovně označte: uklízí se, nebo ne, a kdo je otevírá.
4. Dokumenty na stolech se nepřesouvají ani nečtou; dohodněte pravidlo „čistý stůl“, pokud chcete, aby se stoly utíraly celé.
5. Hlášení závad (kapající baterie, nefunkční světlo, rozbité okno) domluvte na konkrétní kontakt, třeba sdílenou tabulkou nebo e-mailem.

Odpad a třídění

Třídění funguje, jen když je jednoduché. U každé kuchyňky a u kopírek mějte vedle sebe označené nádoby na papír, plasty a směsný odpad; sklo a bioodpad podle toho, jaké nádoby má budova k dispozici. Uklízející pak vynáší každou složku zvlášť do správné nádoby a nepřesypává tříděný odpad do směsného.

• sáčky v koších měňte podle zaplnění, ne podle kalendáře
• papír s osobními údaji nepatří do běžného koše; řeší se skartací podle pravidel firmy
• baterie, tonery a vyřazenou elektroniku shromažďujte odděleně a předávejte k odběru

Jak harmonogram sepsat za jedno odpoledne

1. Projděte kancelář místnost po místnosti a zapište, co v ní je: druh podlahy, počet stolů, okna, spotřebiče, sanitární zařízení.
2. Ke každé místnosti přiřaďte činnosti z checklistů výše a škrtněte, co se vás netýká.
3. Určete četnost podle provozu. Kuchyňka, kterou denně používá třicet lidí, potřebuje víc péče než zasedačka využívaná dvakrát týdně.
4. Doplňte čas a odpovědnou osobu, ať je jasné, kdo úklid dělá a kdo ho kontroluje.
5. Stanovte pravidla pro klíče, uzamčené místnosti, dokumenty a hlášení závad.
6. Po měsíci harmonogram vyhodnoťte a upravte četnost tam, kde se špína hromadí rychleji, nebo naopak pomaleji.

Kontrola kvality

Kontrola nemusí být složitá. Stačí jednou týdně projít kancelář s harmonogramem v ruce a zaměřit se na místa, kde je nedostatek vidět nejdřív: toalety, kuchyňka, vstup a zasedací místnosti. Zjištění zapisujte konkrétně, s místem a datem, ideálně s fotkou. Zaměstnance požádejte, aby závady a nedostatky hlásili na jedno místo, ne ústně komukoli, koho potkají na chodbě.

Chemie a bezpečnost

Čisticí prostředky uchovávejte v původních obalech s etiketou, uzamčené mimo kuchyňku a mimo dosah návštěv. Při práci čtěte etiketu, větrejte a používejte rukavice. Přípravky s chlorem nikdy nemíchejte s kyselinami ani se čpavkem, například kyselý čistič na WC s bělidlem; přehled rizikových kombinací je v článku o nebezpečných kombinacích čisticích prostředků. Mokrou podlahu na chodbách označte, zvlášť když se uklízí za provozu.

Pokud úklid kanceláře chcete zadat externě, popis služby najdete u úklidu kanceláří. Předem si připravte harmonogram podle checklistů výše; nabídky dodavatelů se pak dají srovnat podle stejného rozsahu.