Kdy uklízet kancelář: během provozu, ráno, nebo večer po odchodu zaměstnanců

Většina kanceláří volí kombinaci: hlavní úklid večer po odchodu zaměstnanců nebo brzy ráno před jejich příchodem a krátký úklid během dne jen tam, kde se rychle špiní, tedy v kuchyňce a na toaletách. Večerní úklid nikoho neruší, ale vyžaduje dohodu o klíčích, alarmu a dokumentech. Úklid za provozu je jednodušší na přístup, ale hlučnější.

Níže najdete, jak jednotlivé varianty porovnat, na co myslet při objednávce a co si s úklidovou firmou nebo vlastní uklízečkou domluvit písemně. Co konkrétně uklízet denně, týdně a měsíčně, řeší samostatný checklist úklidu kanceláře.

Tři možnosti časování a jejich srovnání

Žádná z variant není univerzálně správná. Rozhoduje hlavně to, kolik lidí v kanceláři je, jak dlouho je obsazená a zda máte vlastní vstup, nebo sdílíte budovu s dalšími nájemci.

Úklid večer: co musí být dohodnuto předem

Večerní úklid je pro většinu menších a středních kanceláří nejpohodlnější, protože se nikdo nemusí přizpůsobovat. Zároveň ale znamená, že v kanceláři bude bez dozoru cizí člověk. Proto si předem ujasněte organizační stránku.

1. Přístup do budovy. Zjistěte u správce budovy nebo na recepci, do kolika hodin je budova otevřená, zda je potřeba čip, nahlášení jména na vrátnici a kudy se vynáší odpad.
2. Klíče a alarm. Určete, kdo klíče nebo čip převezme, zda dostane vlastní kód alarmu a co dělat, když alarm omylem spustí. Vlastní kód pro úklid se dá v případě potřeby zrušit bez přenastavení ostatních.
3. Časové okno. Domluvte, od kdy smí úklid začít (např. až poslední člověk odejde) a do kdy musí skončit.
4. Zamčení a kontrola. Sepište, co uklízečka při odchodu zkontroluje: okna, světla, dveře zasedaček, zamčení vstupu, zapnutí alarmu.
5. Kontakt pro nečekané situace. Jméno a telefon člověka, kterému volat, když v kanceláři někdo ještě pracuje, něco teče nebo nejde zamknout.

Podrobněji o tom, jak klíče předat a co si k nim sepsat, píšeme v článku jak předat klíče úklidové firmě. Postup platí i pro kanceláře, jen místo bytu jde o vstup do budovy a alarm.

Ochrana dokumentů a soukromí na stolech

Při úklidu mimo pracovní dobu je nejčastější otázka, čeho se uklízečka může dotknout. Jednoduché pravidlo pomáhá oběma stranám: co leží na stole, zůstává, kde to je.

• Čistý stůl. Domluvte se v týmu, že dokumenty a osobní věci se večer ukládají do zásuvek nebo skříněk. Prázdný stůl se otře, zaplněný se jen obejde.
• Skartace a koše. Důvěrné papíry nepatří do běžného koše. Pokud máte skartovací box, uklízečka ho nevyprazdňuje, pokud to není výslovně domluveno.
• Zamčené místnosti. Kancelář vedení, serverovna nebo archiv mohou zůstat zamčené a uklízet se jen v dohodnutém termínu za přítomnosti odpovědné osoby.
• Elektronika. Klávesnice, monitory a telefony se čistí podle návodu výrobce, obvykle vypnuté a jen mírně navlhčenou utěrkou, nikdy postříkáním.

Pokud řešíte ochranu osobních údajů ve vztahu k dodavateli úklidu, zvažte závazek mlčenlivosti ve smlouvě a ověřte si konkrétní povinnosti s odborníkem; tento článek není právní rada.

Úklid během pracovní doby: hluk, mokré podlahy, volné průchody

Denní úklid za provozu dává smysl ve větších kancelářích, kde se toalety a kuchyňka během dne rychle zašpiní, nebo tam, kde budova večer přístup neumožňuje. Aby nerušil a byl bezpečný, pomáhá několik zásad.

• Hlučné práce, jako je vysávání open space, nechte na čas mimo hlavní provoz nebo na polední pauzu a domluvte se, kde se v dané chvíli uklízet nebude (zasedačka při jednání).
• Mokrou podlahu v chodbě vytírejte po částech a označte cedulkou, aby po ní lidé neklouzali.
• Vozík, kbelík ani pytle s odpadem nesmí zůstat v chodbě. Nařízení vlády o požadavcích na pracoviště stanoví, že komunikace musí být trvale volné a únikové cesty bez překážek (nařízení vlády č. 101/2005 Sb.).
• Prostředky se silným zápachem nepoužívejte v místnostech, kde lidé sedí, a během úklidu větrejte. Doporučení k větrání při úklidu uvádí i americké CDC (CDC).

Hygiena sdílených ploch: co uklízet i mezi hlavními úklidy

I když hlavní úklid probíhá večer, některé plochy potřebují pozornost během dne. Jde hlavně o místa, kterých se dotýká hodně lidí: kliky, vypínače, tlačítka výtahu, kuchyňskou linku, kávovar, mikrovlnku a vybavení toalet. CDC doporučuje často dotýkané povrchy čistit pravidelně a jako příklady uvádí kliky, zábradlí, tlačítka výtahu, stoly a vybavení toalet (CDC).

Prakticky se osvědčuje rozdělení:

• Večer nebo ráno: podlahy, koše, toalety a umyvadla důkladně, kuchyňka včetně dřezu, stoly, které jsou volné.
• Během dne (u větších kanceláří): doplnění mýdla, papírových ručníků a toaletního papíru, rychlé otření linky a umyvadel, vynesení plného koše v kuchyňce.
• Zaměstnanci sami: nádobí do myčky, vylitá káva hned utřít, jídlo z lednice odnést před víkendem.

V období chřipek se může vyplatit zařadit dezinfekci vybraných ploch častěji; které plochy a jak často, popisujeme v článku dezinfekce kanceláře v období chřipky.

Bezpečnost práce, když uklízí externí firma

Pokud úklid zajišťuje externí dodavatel, pracují v kanceláři zaměstnanci dvou zaměstnavatelů. Státní úřad inspekce práce v této souvislosti připomíná § 101 odst. 3 zákoníku práce: zaměstnavatelé se mají vzájemně písemně informovat o rizicích a opatřeních k ochraně před nimi a spolupracovat při zajišťování bezpečnosti a ochrany zdraví (SÚIP – otázky a odpovědi).

U kanceláře to v praxi bývá krátký přehled: kde je hlavní uzávěr vody, hasicí přístroj a lékárnička, které prostory jsou zakázané, kde se smí skladovat úklidové prostředky. Nařízení vlády č. 101/2005 Sb. také ukládá zaměstnavateli určit osoby, které zajišťují úklid a čištění pracoviště, a lhůty úklidu komunikací uvést ve vnitřním předpisu (nařízení vlády č. 101/2005 Sb.). Jde o obecnou informaci, nikoli právní radu; konkrétní povinnosti si ověřte s osobou odborně způsobilou v BOZP.

Pro úklidové prostředky platí bez ohledu na čas úklidu: řídit se etiketou, pracovat v rukavicích, větrat a nikdy nemíchat přípravky s chlorem s kyselinami ani s amoniakem. Nový prostředek nejdřív vyzkoušejte na skrytém místě. Prostředky skladujte v uzamykatelné skříňce mimo kuchyňku, ne vedle potravin.

Jak se rozhodnout: krátký postup pro office manažera

1. Zjistěte provozní dobu budovy, pravidla pro externí osoby a vynášení odpadu u správce.
2. Spočítejte, kolik hodin denně je kancelář obsazená a zda existuje spolehlivé okno, kdy v ní nikdo není.
3. Rozhodněte, které plochy potřebují úklid i během dne (toalety, kuchyňka) a které stačí jednou denně nebo méně často.
4. Sepište pravidla: časové okno, klíče a alarm, zamčené místnosti, čistý stůl, kontaktní osobu.
5. Po prvních dvou týdnech vyhodnoťte, co nefunguje (hluk, nestíhání, zapomenuté zamčení), a časování upravte.

Při výběru dodavatele se vyplatí zeptat, zda umí zajistit úklid ve vámi zvoleném čase a jak řeší klíče a alarm; další otázky najdete v článku jak vybrat úklidovou firmu. Pokud zvažujete externí úklid, rozsah a četnost můžete probrat i s námi v rámci služby úklid kanceláří. Orientační ceny podle plochy a četnosti najdete na stránce kolik stojí úklid kanceláře.